Privacy Policy and Booking Terms
Last updated: October 27, 2026
Privacy Policy
Wild Haven Tour ("we", "us") helps travelers book stays at The Wooden House Lodge in Puerto Villamil, Isabela Island, Galápagos, Ecuador. This page explains what personal data we collect, why, and your choices.
Who is responsible for your data
Wild Haven Tour, independent travel agency based in Quito, Ecuador. Contact: bookings@wildhaventour.com.
What we collect
- When you request a quote: your name, email, WhatsApp number (if you write to us there), country, travel dates, number of guests, room preferences, whether you are a foreign tourist or a resident of Ecuador (it affects taxes) and any message you write.
- After a booking is confirmed: for each guest, full name, nationality, passport number, age and any allergies or dietary needs, plus billing details if you need an invoice.
- This website does not use analytics or advertising cookies at this time. If we add them, we will update this page and ask for your consent where required.
What we never ask for in chat
We never ask for passports, card numbers or billing details through WhatsApp or chat. We ask for guest and billing details only by email. We do not receive or store card numbers: card payments, if you choose them, are handled by WeTravel, and bank transfers go directly to the hotel's official account.
Why we use your data
- To answer your request, quote your stay and manage your booking.
- To share with the hotel what it needs to host you and issue the invoice.
- To send booking confirmations, payment reminders and pre-arrival information.
- To keep the accounting and commission records required by law.
We do not sell your data. We send marketing emails only if you agree, and you can unsubscribe at any time.
Who we share it with
- The Wooden House Lodge, only the data needed for your reservation, check-in and invoice.
- Service providers we use to operate (website hosting, email, WhatsApp, WeTravel for card payments). Some of them may process data outside Ecuador, including in the United States and the European Union.
- Authorities, when the law requires it.
Legal basis
We process your data to handle your booking request and stay, to comply with legal obligations, for our legitimate interest in running the service, and with your consent for marketing. We follow Ecuador's Organic Law on Personal Data Protection and, for travelers in the European Union or the United Kingdom, the principles of the GDPR.
How long we keep it
Quote requests that do not become bookings: up to 12 months. Bookings and accounting records: the period required by Ecuadorian tax and commercial law. Passport, allergy and dietary data: deleted 90 days after your stay, unless the law requires otherwise.
Your rights
You can ask to access, correct, delete or receive a copy of your data, to object to or limit its use, and to withdraw your consent. Write to bookings@wildhaventour.com; we reply within 30 days. If you are in the European Union, you can also contact your local data protection authority.
Security
We limit access to the people who need it, use email rather than chat for sensitive details and delete them when they are no longer needed. No system is perfectly secure; if a breach affects you, we will inform you as the law requires.
Children
Guests under 18 must be booked by a parent or guardian. We use their data only for the reservation.
Booking Terms
1. Who we are
Wild Haven Tour is an independent travel agency. The lodging is provided by The Wooden House Lodge, which confirms availability and hosts you.
2. Quotes and availability
Prices on our website are estimates per room per night, in US dollars, and are subject to availability. A quote request is not a booking. Your booking is confirmed only when the hotel confirms availability and your deposit has been received. We always tell you whether your booking is pending, confirmed with a deposit, or paid in full.
3. Prices and taxes
Prices are per room, not per person. Foreign tourists with a stamped passport and a stay of up to 90 days do not pay VAT on lodging; Ecuadorian citizens and residents pay 15% VAT on the total. Launch prices apply only under the conditions shown when you request your quote. Extras (laundry, equipment rental, restaurant, taxi) are not included in the room price. Rooms for four guests and extra beds are quoted separately.
4. Deposit and payment
Once the hotel confirms availability, a deposit of 20% of the total is required (50% for stays between December 20 and January 10). The full amount must be paid at least 30 days before arrival (45 days for stays between December 20 and January 10). You pay only to the hotel's official bank account or through WeTravel (card payments carry a 1.6% fee). Bank transfers must cover your bank's fees. We will never ask you to pay into any other account. Please send your proof of payment to bookings@wildhaventour.com.
5. Cancellations and refunds
- If you cancel within 7 days of paying your deposit (up to the same time of day, Ecuador time), 100% of your deposit is refunded.
- After that, if you cancel, the deposit is not refunded.
- You can cancel up to the full-payment deadline (30 days before arrival, or 45 for stays between December 20 and January 10) without paying the balance.
- Cancellations after that deadline and no-shows are not refunded.
- Please send every cancellation by email, so the date is on record.
Refunds are made by the hotel to the original payment method; timing depends on the hotel and the banks involved.
6. Changes
Changes to dates or rooms depend on availability and the hotel's approval. We check with the hotel and reply to you.
7. Guests and conduct
Please give accurate names and passport details for every guest. Guests must follow the hotel's house rules. Any damage a guest causes to the hotel's facilities, equipment or infrastructure will be charged to the guest, whether accidental or not.
8. Check-in, check-out and services
Check-in is at 12:00 PM and check-out at 9:00 AM. From check-out time, luggage and belongings are the guest's responsibility. Breakfast is included. Our team meets you in Puerto Villamil and walks you to the hotel.
9. Travel, insurance and Galápagos entry
Flights, ferries, transfers between islands, passports, visas, travel and medical insurance, and Galápagos entry requirements (including the Transit Control Card and the National Park entrance fee) are your responsibility and are not included in the room price. We recommend travel insurance that covers cancellation and medical care.
10. Events beyond our control
Neither we nor the hotel are responsible for events beyond reasonable control, such as natural events, strikes, flight or ferry disruptions or government measures. In those cases we will help you look for other dates with the hotel.
11. Liability
We act as a travel agent; the hotel is responsible for the lodging service. To the extent the law allows, our liability is limited to the amount paid for the booking. This does not limit any rights that cannot be limited by law.
12. Complaints
Write to bookings@wildhaventour.com as soon as possible after the issue. We will check with the hotel and reply to you.
13. Applicable law and language
These terms are governed by the laws of Ecuador, without limiting any mandatory consumer rights you have in your home country. They are published in English and Spanish; if there is any difference between the two, the interpretation most favorable to the guest applies.
Política de privacidad y condiciones de reserva
Última actualización: 27 de octubre de 2026
Política de privacidad
Wild Haven Tour ("nosotros") ayuda a viajeros a reservar estadías en The Wooden House Lodge, en Puerto Villamil, Isla Isabela, Galápagos, Ecuador. Aquí explicamos qué datos personales recopilamos, para qué y qué opciones tienes.
Responsable de tus datos
Wild Haven Tour, agencia de viajes independiente con sede en Quito, Ecuador. Contacto: bookings@wildhaventour.com.
Qué datos recopilamos
- Al pedir un presupuesto: tu nombre, correo, número de WhatsApp (si nos escribes por ahí), país, fechas de viaje, número de personas, preferencias de habitación, si eres turista extranjero o residente en Ecuador (afecta los impuestos) y cualquier mensaje que escribas.
- Una vez confirmada la reserva: por cada huésped, nombre completo, nacionalidad, número de pasaporte, edad y alergias o necesidades de dieta, además de los datos de facturación si necesitas factura.
- Por ahora este sitio no usa cookies de analítica ni de publicidad. Si las añadimos, actualizaremos esta página y pediremos tu consentimiento cuando corresponda.
Lo que nunca pedimos por chat
Nunca pedimos pasaportes, números de tarjeta ni datos de facturación por WhatsApp o chat. Los datos de huéspedes y de facturación se piden solo por correo. No recibimos ni guardamos números de tarjeta: los pagos con tarjeta, si los eliges, los gestiona WeTravel, y las transferencias van directo a la cuenta oficial del hotel.
Para qué usamos tus datos
- Para responder tu solicitud, cotizar tu estadía y gestionar tu reserva.
- Para compartir con el hotel lo que necesita para recibirte y emitir la factura.
- Para enviarte confirmaciones, recordatorios de pago e información antes de tu llegada.
- Para llevar los registros contables y de comisiones que exige la ley.
No vendemos tus datos. Solo te enviamos correos promocionales si lo aceptas, y puedes darte de baja cuando quieras.
Con quién los compartimos
- The Wooden House Lodge, solo con los datos necesarios para tu reserva, tu ingreso y tu factura.
- Proveedores que usamos para operar (alojamiento web, correo, WhatsApp, WeTravel para pagos con tarjeta). Algunos pueden tratar datos fuera de Ecuador, incluidos Estados Unidos y la Unión Europea.
- Autoridades, cuando la ley lo exija.
Base legal
Tratamos tus datos para gestionar tu solicitud y tu estadía, cumplir obligaciones legales, por nuestro interés legítimo en operar el servicio y, para fines promocionales, con tu consentimiento. Seguimos la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y, para viajeros de la Unión Europea o el Reino Unido, los principios del RGPD.
Cuánto tiempo los guardamos
Solicitudes que no terminan en reserva: hasta 12 meses. Reservas y registros contables: el plazo que exige la ley tributaria y comercial del Ecuador. Datos de pasaporte, alergias y dieta: se eliminan 90 días después de tu estadía, salvo que la ley exija otra cosa.
Tus derechos
Puedes pedir acceder, corregir, eliminar o recibir una copia de tus datos, oponerte a su uso o limitarlo, y retirar tu consentimiento. Escríbenos a bookings@wildhaventour.com; respondemos en un plazo de 30 días. Si estás en la Unión Europea, también puedes acudir a tu autoridad local de protección de datos.
Seguridad
Limitamos el acceso a quienes lo necesitan, usamos el correo y no el chat para los datos sensibles, y los eliminamos cuando ya no hacen falta. Ningún sistema es totalmente seguro; si una filtración te afecta, te lo informaremos como exige la ley.
Menores de edad
Los huéspedes menores de 18 años deben ser registrados por su madre, padre o tutor. Usamos sus datos solo para la reserva.
Condiciones de reserva
1. Quiénes somos
Wild Haven Tour es una agencia de viajes independiente. El alojamiento lo brinda The Wooden House Lodge, que confirma la disponibilidad y te recibe.
2. Presupuestos y disponibilidad
Los precios de nuestra página son estimados por habitación y por noche, en dólares estadounidenses, y están sujetos a disponibilidad. Una solicitud de presupuesto no es una reserva. Tu reserva queda confirmada solo cuando el hotel confirma la disponibilidad y se recibe tu abono. Siempre te decimos si tu reserva está pendiente, confirmada con abono o pagada en su totalidad.
3. Precios e impuestos
Los precios son por habitación, no por persona. Los turistas extranjeros con pasaporte sellado y una estancia de hasta 90 días no pagan IVA en alojamiento; los ciudadanos y residentes en Ecuador pagan el 15% de IVA sobre el total. Los precios de lanzamiento aplican solo en las condiciones indicadas al pedir tu presupuesto. Los extras (lavandería, alquiler de equipos, restaurante, taxi) no están incluidos en el precio de la habitación. Las habitaciones para cuatro personas y las camas extra se cotizan aparte.
4. Abono y pago
Cuando el hotel confirma la disponibilidad, se pide un abono del 20% del total (50% para estadías entre el 20 de diciembre y el 10 de enero). El monto total debe pagarse al menos 30 días antes de la llegada (45 días para estadías entre el 20 de diciembre y el 10 de enero). Pagas únicamente a la cuenta bancaria oficial del hotel o a través de WeTravel (los pagos con tarjeta tienen un recargo del 1,6%). Las transferencias deben cubrir las comisiones de tu banco. Nunca te pediremos pagar a otra cuenta. Envía tu comprobante de pago a bookings@wildhaventour.com.
5. Cancelaciones y reintegros
- Si cancelas dentro de los 7 días siguientes a tu abono (hasta la misma hora en que lo hiciste, hora de Ecuador), se te reintegra el 100% del abono.
- Pasado ese plazo, si cancelas, el abono no se reintegra.
- Puedes cancelar hasta la fecha límite del pago total (30 días antes de la llegada, o 45 para estadías entre el 20 de diciembre y el 10 de enero) sin pagar el saldo.
- Las cancelaciones después de esa fecha y la no presentación no tienen reintegro.
- Envía toda cancelación por correo, para que la fecha quede registrada.
Los reintegros los hace el hotel al mismo medio de pago; el plazo depende del hotel y de los bancos.
6. Cambios
Los cambios de fechas o habitaciones dependen de la disponibilidad y de la aprobación del hotel. Lo consultamos con el hotel y te respondemos.
7. Huéspedes y conducta
Danos nombres y datos de pasaporte correctos de cada huésped. Los huéspedes deben respetar las normas del hotel. Cualquier daño que un huésped cause a las instalaciones, equipos o infraestructura del hotel se le cobrará, sea o no fortuito.
8. Entrada, salida y servicios
La entrada (check-in) es a las 12:00 y la salida (check-out) a las 09:00. Desde la hora de salida, el equipaje y las pertenencias quedan bajo responsabilidad del huésped. El desayuno está incluido. Nuestro equipo te recibe en Puerto Villamil y te acompaña al hotel.
9. Viaje, seguros e ingreso a Galápagos
Los vuelos, ferris, traslados entre islas, pasaportes, visas, seguros de viaje y médicos, y los requisitos de ingreso a Galápagos (incluidas la Tarjeta de Control de Tránsito y la entrada al Parque Nacional) corren por tu cuenta y no están incluidos en el precio de la habitación. Recomendamos un seguro de viaje que cubra cancelación y atención médica.
10. Hechos fuera de nuestro control
Ni nosotros ni el hotel respondemos por hechos fuera de un control razonable, como fenómenos naturales, paros, cancelaciones de vuelos o ferris, o medidas del gobierno. En esos casos te ayudamos a buscar otras fechas con el hotel.
11. Responsabilidad
Actuamos como agencia de viajes; el hotel es responsable del servicio de alojamiento. En la medida que la ley lo permita, nuestra responsabilidad se limita al monto pagado por la reserva. Esto no limita derechos que la ley no permite limitar.
12. Reclamos
Escríbenos a bookings@wildhaventour.com lo antes posible después del problema. Lo revisamos con el hotel y te respondemos.
13. Ley aplicable e idioma
Estas condiciones se rigen por las leyes del Ecuador, sin limitar los derechos de consumidor obligatorios de tu país. Se publican en inglés y español; si hay alguna diferencia entre ambas versiones, se aplica la interpretación más favorable para el huésped.